El texto administrativo
La escritura administrativa tiene como unidad fundamental el texto administrativo, que es el medio habitual a partir del cual se comunican la mayor parte de los miembros de las sociedades contemporáneas, integradas a partir de procesos de estandarización y normativización del modo en que la información debe ser transmitida. En cuanto que texto, rigen en el documento administrativo las mismas “obligaciones” para el enunciador que las que rigen en otros ámbitos de producción textual: este debe ser coherente a la hora de expresarse, sus frases tienen que ser cohesivas, y el producto de su discurso tiene que adecuarse a la situación comunicativa dada. Es posible pensar, con todo, que la escritura administrativa está mucho más sujeta a normas –es, marcadamente, menos “libre” y “espontánea”– que otras y, por ello, requiere de un saber específico que permita al usuario de la lengua tenerlas en cuenta y respetarlas en el proceso de producción textual.
En términos generales, el texto administrativo tiene como objetivo informar acerca de un estado de cosas o inquirir acerca del mismo. También, puede tener como meta llevar a cabo una solicitud, reclamar o darle un marco legal a una determinada situación, etc. Es decir, cada tipo de texto administrativo (nota, informe, solicitud, acta, resolución, etc.) persigue uno o varios objetivos específicos. Es importante retener la idea de que, dado un determinado objetivo, existen tipos de textos más o menos adecuados para llegar a conseguirlo.
Desde un punto de vista pragmático, los escritos administrativos son aquellos destinados a los múltiples trámites relacionados con la dirección o el gobierno de las cosas públicas (municipios, ámbitos gubernamentales, escuelas, universidades, hospitales, etc.). En un sentido extensivo, suelen denominarse burocráticos. Tienen, generalmente, carácter oficial, pues responden a leyes o reglamentos emanados de instituciones públicas. El administrativo es el sector de escritos que está en mayor modo encasillado en normas rígidas, en cuanto al ordenamiento y el formulismo expresivo. Aquí, en general, la originalidad y la adecuación al destinatario no encuentran campo de aplicación. Antes bien, tienen distintas denominaciones, según la intención o destino del documento:
– Notas: esta denominación abarca una cantidad de escritos dirigidos a autoridades de los diversos sectores, con el objeto de pedir o comunicar algo, o bien realizar actos de cortesía (agradecer, invitar, felicitar, condolerse, adherirse, etcétera). Difieren de las cartas en que son menos personales, más formulistas y “frías”. Están destinadas a ser leídas o interpretadas por personas ajenas al destinatario y a ser archivadas en expedientes o carpetas.
– Informes: son escritos cuyo fin es hacer conocer algo. Generalmente, “se elevan” de inferior a superior, en las jerarquías administrativas. Responden a exigencias formales establecidas para los distintos casos.
– Documentos públicos: las leyes, los reglamentos, los estatutos, los decretos, las ordenanzas, los comunicados, las disposiciones emanadas de los poderes públicos, tienen una conformación expresiva ya establecida y clásica —anticuada en algunos aspectos—, que reduce en gran parte a una reproducción rutinaria la tarea del redactor.
– Escritos técnicos: cada especialidad tiene sus requerimientos formales en cuanto a los escritos que utiliza. Tanto el vocabulario como el ordenamiento y hasta la construcción de los párrafos están supeditados a las características de la materia tratada.
– Escritos en formularios: por razones prácticas, son muy utilizados los textos impresos (formularios) para consignar listas, recibos, solicitudes, constancias, certificados, declaraciones, cuestionarios y otras expresiones del quehacer administrativo, cuando la cantidad de usuarios lo justifica. En este caso, la redacción resulta sumamente sencilla por su mecanismo, ya que solo deben consignarse, en general, datos concretos cuya expresión no requiere mayor elección de formas. El texto impreso debe ser completo e inequívoco.
